Az elektronikus számlák megőrzése

A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni. Ez azt jelenti, hogy – fő szabály szerint – az elektronikus úton kibocsátott számlakat nem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét. Az elektronikus úton kibocsátott számla megőrzésére kötelezett adóalany kötelessége, hogy gondoskodjon az előírásoknak megfelelő megőrzésről, így az ezek megsértéséből eredő következmények őt terhelik.

Ez persze nem azt jelenti, hogy a megőrzést az adóalanynak minden esetben saját magának kell ellátnia, hanem e feladattal mást is megbízhat, ezt szolgáltatásként mástól is igénybe veheti. A Szt. 169. § (5) bekezdése szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot – az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának kesedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A megőrzés egész időtartama alatt folyamatosan biztosítani kell az okirat és az abban foglalt adattartalom

a)      sértetlenséget,

b)      eredetiségének hitelességét,

c)      olvashatóságát.

A részletes szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (X. 29.) GKM rendelet tartalmazza. A rendelet meghatározza azokat az alapvető követelményeket, amelyeket teljesíteni kell az elektronikus úton kibocsátott számlak megőrzése során annak érdekében, hogy a számlák hitelessége, épsége és használhatósága megmaradjon a megőrzés teljes időtartama alatt.

Eszerint a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőséget, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) – a dokumentumok megjeleníthetőséget lehetővé tevő szoftver- es hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. A megőrzés során annak figyelembevételével kell eljárni, hogy az elektronikus úton kibocsátott számla

a) elektronikus aláírással es időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy

b) EDI rendszer alkalmazásával

készült-e.

Ha elektronikus aláírással es időbélyegzővel ellátott elektronikus számlát kell megőrizni, három lehetőség áll a megőrzésre kötelezett előtt:

a)      Az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót bíz meg a megőrzés ellátásával. Az archiválási szolgáltatók működését az Eat. és annak végrehajtási rendeletei részletesen szabályozzák, a Nemzeti Hírközlési Hatóság rendszeresen ellenőrzi a működésük megfelelőségét.

b)      Saját maga őrzi a számlakat.

c)      A megőrzés ellátásával mást – nem az Eat. szerinti archiválási szolgáltatót – bíz meg. Ez esetben a megőrzésre kötelezett és a szolgáltató szerződésben rendezik, hogy a szolgáltató milyen szolgáltatásokat nyújt és milyen felelősséget vállal a megőrzés megfelelőségéért.

A b) és c) esetben a megőrzést végző feladata, hogy ellenőrizze a számlán levő elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességet. Ezen túlmenően, ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év, a megőrzésre kötelezett

a)      gondoskodik az elektronikus aláírás hosszú tavú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzéséről es megőrzéséről,

b)      az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncon,

c)      a b) pontban meghatározott időbélyegzést megismétli akkor, ha az b) pont szerint korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos.

Ha több elektronikus úton kibocsátott számlán helyeztek el egy elektronikus aláírást és időbélyegzőt, akkor ezeket a számlákat a megőrzés során együtt kell kezelni. Az elektronikus úton kibocsátott számla archiválását tehát vagy a kibocsátó, vagy az általa megbízott (archiválási) szolgáltató is elláthatja. Archiválási szolgáltatást általában a hitelesítési szolgáltatók látnak el.

A 46/2007. (XII. 29.) PM-rendelet melléklete szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján EDI rendszer alkalmazásával létrehozott, elektronikus úton kibocsátott számla esetében a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek olyan EDI rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti az általános megőrzési követelményeket, valamint biztosítja az elektronikus úton kibocsátott számla megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán. EDI rendszer alkalmazásával létrehozott, elektronikus úton kibocsátott számla esetében az utólagos módosítás lehetőségének kizárása biztosítható a számlán az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével is. Ha több, EDI rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus úton kibocsátott számlán helyeznek el egyetlen, az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt, akkor ezeket a számlákat a továbbiakban együtt kell kezelni.