Adatvédelmi nyilvántartási szám – tényleg értünk van?

Dacosan bár, de félrelöktem az elmúlt két napban bennem életre kelt ellenérzéseimet, és beletörődtem abba, amit már korábban el kellett volna fogadnom: nincs tovább halogatás – regisztrálunk, adminisztrálunk.

Mit regisztrálunk és miért?

Regisztráljuk mind az adó- (http://rsmdtm.hu/hirlevel_tax_intelligence.php), mind a számviteli (http://rsmdtm.hu/hirlevel_accounting_intelligence.php), mind a bérszámfejtés, munkaügy (http://rsmdtm.hu/hirlevel_payroll_intelligence.php) témájú hírlevelünket. Hiszen a 2012. január 1-jén életbe lépő új adatvédelmi törvény értelmében minden olyan, ma Magyarország területén személyes adatokat kezelő társaság, amely hírlevelet küld ki, ügyféladatbázist épít, e-marketinges tevékenységet folytat, vagy más módon személyes adatokat kezel, köteles adatvédelmi nyilvántartási számot igényelni, különben súlyos pénzbírságot kell fizetnie! No de nem elegendő egy cégnek egy számot igényelni, ha hírlevelei különböző témában íródnak, mindegyikre igényelnie kell azt. Nálunk, az RSM DTM Hungary Zrt.-nél ez rögtön három igénylést jelent.

Igénylés körüli procedúra

Azt mondanom sem kell, hogy a regisztrációs szám igénylése körüli folyamat nem 1-2 hétig tart. Hónapokat vesz/vehet igénybe. És nem csak az Adatvédelmi Hivatal munkájára gondolok – bár hallottam már olyan táraságról, amely még ez év elején igényelte a számot, de még mindig nem kapta meg –, hanem a folyamat egészére.

Amennyiben a jövőben is szeretnénk olvasóinkat elektronikus úton tájékoztatni, az Ekt. szabályai szerint kell eljárnunk. Eszerint hirdetéscélú elektronikus levél kizárólag az elektronikus postafiók felhasználóinak előzetes engedélyével küldhető. Az előzetes hozzájárulás beszerzése elektronikus levél küldése útján nem történhet, hiszen ahhoz is hozzá kell járulnia az érintettnek. Ha esetleg a hozzájárulást kérő levél maga is utal a hirdetni kívánt termékre, szolgáltatásra, vagy magára az elektronikus hirdetőre, ezért az is elektronikus hirdetésnek minősül, erre modják azt, hogy: róka fogta csuka. Vagyis postai úton kell nekik megküldenünk a beleegyező nyilatkozatot, és nekik postán kell visszaküldeniük számunkra. Legyünk őszinték! Hányan fogják visszaküldeni? Csapás ez az erdőkre, azonban öröm a postának és a postagalamb-tenyésztőknek!

Folytatva a gondolatmenetet, ha vissza is érkezik pár beleegyező nyilatkozat, azokról az adatkezelést egy formanyomtatványon kell bejelenteni, amely 2011 végéig innen érhető el (http://ppos.hu/jogszabalyok_linkek/ – lap alján). Ez a kitöltendő dokumentum négyoldalas, és ezt minden egyes e-mail címzettre, akinek a jövőben elektronikus hírlevelet szeretnénk küldeni, ki kell töltenünk.  Ahogy a korábbiakban már említettem, nálunk, az RSM DTM-nél három különböző kategóriájú levél van, tehát egy e-mail cím esetében ezt háromszor kell megtennem. Itt ne adja fel senki, mert még nincs vége a Canossa-járásnak, hiszen ezt az adminisztrációs herce-hurcát a jövőben minden egyes új regisztráltnál meg kell tennem. Öröm az ürömben, hogy ha csak ügyfeleink irányában folytatunk ilyesfajta tevékenységet, azt nem kell lejelentenünk a hivatal felé. No de mi történik akkor, ha leendő ügyfelek részére is továbbítani kívánjuk a hírleveleinket? Röviden pech, ugyanis indul a bejelentési és regisztrációs folyamat és a postagalamb!

Nem értem, miért nem lehetett egy egyoldalas formanyomtatványt kidolgozni, vagy egy „söralátétet”, és ezt egy excel táblázattal elektronikusan elküldeni az Adatvédelmi Hivatalba. Bizony nekik is papír alapon, postai úton kell eljutatni a bejelentő lapokat, ne felejtsük el, hogy a XXI. században élünk, a papír elődjét (papirusz tekercset) pedig már az egyiptomiak 5000 évvel ezelőtt használták (elnézést: történelemórának vége). Ez a hivatalnak is egyszerűbb iktatást, nyilvántartást és adminisztrációt jelentene, arról nem is beszélve, hogy minden érintett számára költséghatékonyabb lenne.

Hányan fognak meghátrálni?

Lehet, hogy bennem van a hiba, de ebben a szabályozásban nem azt látom, hogy a magyar vállalkozások fejlődését segítené, vagy az adminisztrációs terheket csökkentené, inkább egy újabb akadálynak érzem, amelyet lesznek ugyan, akik megugornak, de lesznek, akik nem. Ismerve a nem éppen minden tekintetben jogkövető magatartást (tisztelet a kivételnek), bizonyára lesznek olyanok is, akik lesz-ami-lesz alapon ugyanúgy folytatják hírlevél-szolgáltatásukat, ahogy eddig tették.

De azok, akik arra a döntésre jutnak, hogy nem kezdenek bele ebbe a véget nem érő procedúrába, hogyan fogják tájékoztatni ügyfeleiket? Egyesével?

Honnan fognak ügyfeleik értesülni az új jogszabályokról, amelyeket üzletük fejlesztése érdekében alkalmazniuk kell? Hát erre van a tanácsadó – lehet mondani –, ez az ő dolga. Igen ám, de például egy több száz ügyfelet kezelő adótanácsadó és könyvelő társaságnál hogy várhatjuk el a tanácsadóktól, hogy az összes ügyfelét külön-külön tájékoztassa?

Teljesen világos, hogy az új szabályozásnak az a célja, hogy leellenőrizhessük, ki és milyen célra használja fel adatainkat. Ez bizonyos esetekben érthető is lenne, de ha valaki feliratkozik egy társaság hírlevél-szolgáltatására, miért kell ezt követően ezt lejelenteni és őt molesztálni?

Kíváncsi leszek arra is, hogy hányan és honnan fogják lekérdezni azt a listát, amely e-mail címük felhasználásra vonatkozik. Egyáltalán hogyan kérdezhetjük le azt az Adatvédelmi Hivataltól? Regisztrálnunk kell személyes adatainkat megadva, hogy még inkább tovább növekedjen az adminisztrációval eltöltött improduktív idő?

Született optimista lévén bízom benne, hogy a törvényalkotók ráeszmélnek, hogy vannak olyan elemek a törvényben, amelyek módosításra szorulnak, hiszen irdatlan mennyiségű pluszadminisztrációt, valamint papírmunkát jelent a jövőbeni szabályozás.