Üzleti adatok valódisága: az ördög a részletekben

Hát mindent nekem kell ellenőriznem? Még ezért is én vagyok a felelős? Nekem kellett volna gondolni rá? A kérdéseket bizony mindannyian ismerjük. És a választ is, amelyet a könyvelőnk udvariasan adni szokott, miközben megpróbálja elsimítani a galibát, amelyet az okozott, hogy az üzleti partner adóadatait senki sem ellenőrizte, és azok valótlannak bizonyultak egy utólagos ellenőrzés során: igen!

A gazdasági élet szereplői számára a partnerek adóadatainak az ellenőrzése alapvető fontosságú. Pontosabban: alapvető fontosságúnak kellene lennie. Óriási zűr tud ugyanis abból keletkezni, ha nem pontos adóadatokkal dolgozunk. Kellő körültekintéssel akkor járunk el, ha minden nyilvános és közhiteles adatbázist megtekintve meggyőződünk az üzleti partner adóadatainak a helyességéről, valóságtartalmáról. A jó hír: ehhez rendelkezésére állnak a Nemzeti Adó- és Vámhivatal különböző adatbázisai, amelyeket a hivatal honlapján (http://www.nav.gov.hu/) keresztül lehet elérni. Ezekben a következőkről lehet tájékozódni:

• adóalanyok listái (ezen belül a konkrét társaság által foglalkoztatottak száma is megjelenik),
• köztartozásmentes adózók,
• közösségi adószámok megerősítése,
• nyomdai sorszámintervallumok (a nyomtatvány-előállítók részére kijelölt sorszámtartományok),
• adóhiányosok, hátralékosok, végrehajtás alatt állók,
• be nem jelentett alkalmazottat foglalkoztatók,
• a felfüggesztett, illetve az ennek következtében törölt adószámok.

A fentiekben felsoroltak mellett vállalatok esetén a cégbíróságnál több információt is be lehet szerezni, amelyekből például megállapítható a törvényes képviselő személye, vagyis hogy ki jogosult szerződést kötni. S mivel a NAV a közigazgatási végrehajtási eljárás megindításáról és megszüntetéséről köteles értesíteni – többek között – a cégbíróságot, így a cégkivonatokban megjelenik a folyamatban levő végrehajtási eljárás ténye is. A cégbíróságon nyilvántartott adatok közhitelesek és nyilvánosak, bárki számára megismerhetők már az interneten is.

A céginformációs szolgálat weboldalán pedig a társaságok által elkészített és közzétett éves beszámolók is megtekinthetőek, hiszen ezek közzététele minden társaság számára kötelező (ezen kötelezettséggel kapcsolatosan társaságunk hírlevele itt olvasható: http://intranet.rsmdtm.hu/143-36442.php). A beszámolók további fontos adatokkal szolgálhatnak egy-egy potenciális üzleti partner gazdálkodásáról, eszközeinek könyv szerinti értékéről.

Mint szakértő, az ügyfelem kérésére természetesen utánanézek a szállítók adataink, de mint könyvelőnek nekem lenne kötelességem ellenőrizni a partereim partnereinek/szállítóinak adatait? Könyvelésre sokszor már csak kifizetés után jut el a számla, és ha a könyvelő észlel bármilyen problémát a kibocsátóról, utólag nehéz lesz már a partnert felkutatni. A cégvezetőknek ezen információkkal tisztában kell lennie, és mielőtt üzleti kapcsolatot létesítenek egy új partnerrel, résen kell lenniük, és folyamatosan monitorozni a partnereket, hogy a problémák elkerülhetőek legyenek.