E-számla: túl a digitális Rubiconon

Húsz százalékra szeretné növelni 2020-ra az elektronikusszámla-penetrációt az Európai Bizottság. A célkitűzés ambiciózus, teljesítése is roppant fontos lenne, hiszen az e-számlázás további terjedése évről-évre eurómilliárdokat spórolna a cégeknek. Magyarország hasonló cipőben jár, azzal a különbséggel, hogy a penetráció még a nyugatinál is alacsonyabb. Pedig az e-számla jogi státusza évek óta rendezett. Összeszedtük, hogy mit kell tudni az elektronikus számla használatáról.

Elektronikus számlát 2004 óta lehet Magyarországon kibocsátani, és az minden értelemben egyenértékűnek tekintendő a papíralapú megoldással. Számviteli bizonylatként az elektronikus dokumentum akkor alkalmazható, ha legálabb fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel látták el. Az elektronikus számlázás bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg – akár számlánként – az alkalmazott számlázási módot.

Óriási előny, hogy a két rendszer akár párhuzamosan is használható, lehetőség van tehát arra, hogy bizonyos partnereinknek elektronikus dokumentumot állítsunk ki, míg másoknak papíralapú számlát. A számlakibocsátás előtt persze célszerű jelezni a partnerek felé az elektronikus számlára való átállást, hiszen mindkét fél érdeke a gördülékeny váltás. A partnernek tudnia kell, hogyan ismerhető meg és hogyan kezelhető az elektronikus számla tartalma.

A kiállított számlák akár egy sorszámtartományon belül is lehetnek papíralapú es elektronikusan kibocsátott bizonylatok, ha ennek feltételei a számlakibocsátónál biztosítottak, azaz a használt program alkalmas mindkét verzió előállítására. Az elektronikus számla felhasználók felé történő továbbítására nincs speciális szabály, így az akár e-mail útján is kézbesíthető.

A számlabefogadói oldalon is fontos előny, hogy a kötelező alaki es tartalmi kellékekkel rendelkező elektronikus számlák is visszakereshetők, könnyen ellenőrizhetők, biztosítható a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolat, miközben tárolásuk jóval egyszerűbb. Az elektronikus dokumentum kiállítója a könyvelésre vonatkozó információkat az eredeti számlához is csatolhatja, azaz a számviteli törvény által előírt követelmények teljesíthetők az elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is.

Egy társaság bármilyen formátumban kibocsáthat elektronikus számlát – akár pdf formátumban is –, azt azonban tudni kell, hogy az adóhatósági ellenőrzéskor meghatározott formátumban kell az adóhatóságnak átadni ezeket a bizonylatokat (további részletek a bejegyzés végén).

Véleményem szerint a társaságoknak elsősorban a partnerszámtól függően érdemes az elektronikus számlára áttérni, hiszen az elszámolást elektronikus úton el lehet végezni, ami jelentősen egyszerűsíti az adminisztrációt, és csökkenti a költségeket. Különösen, hogy miként az a banki utalási gyakorlatban is működik, az elektronikus számláknál is lehetőség van a „kötegelt aláírásra”, vagyis több elektronikus dokumentum is biztonságosan ellátható egyszerre elektronikus aláírással és időbélyegzővel. Nem véletlen hát, hogy iparágtól függetlenül azok a cégek térnek át az elektronikus rendszerre, amelyeknek nagy mennyiségű számlájuk van.

Havi több ezer elektronikus számlát kiállító partnereink tapasztalata alapján ráadásul látjuk, hogy a számlázási és könyvelési rendszerben is ugyanolyan hatékonyan kezelhetők az elektronikus számlák, mint a lassanként felváltásra kerülő papíralapú bizonylatok!

Végezetül fontosnak tartom megjegyezni, hogy ma már egy komolyabb könyvelőirodának a technika és a szaktudás szempontjából felkészültnek kell lennie az elektronikus számlák kezelésére, így tehát ez sem jelent akadályt.

Az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok

1. csv fájlformátum;
2. dbf fájlformátum;
3. mdb fájlformátum;
4. xls (Excel) fájlformátum;
5. xml fájlformátum.
6. txt formátum (text fájl);
7. bármilyen más olyan, úgynevezett print fájl formátum, amely nem tartalmaz formázott szöveget, illetve karaktereket, továbbá nem tálalhatok a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdetjelzésen kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra törtenő kinyomtatással sem változik);