Mondd, te kit választanál?

Nem könnyű kihívás egy vállalkozás számára a megfelelő könyvelő kiválasztása, vagy éppen a váltása. Tulajdonképpen, mint ahogyan nincsen két egyforma ember, a könyvelők sem egyformák, s lehet hogy ’minden sarkon lehet könyvelőt találni’, csak nem mindegy milyet, hiszen a különbség a szolgáltatásban elég nagy is lehet. Véleményem szerint jó könyvelőre minden vállalkozásnak szüksége van, vagy még inkább nélkülözhetetlen a működéshez. Ahhoz, hogy a cégvezetőknek elsődlegesen „csak” az üzlettel kelljen törődniük a könyvelésnek megfelelő kezekben kell lennie.

A könyvelés minősége nem feltétlenül azon múlik, hogy egy több munkavállalóval rendelkező könyvelőiroda vagy egyéni könyvelő a választott, a leendő partnert azonban célszerű a cég mérete szerint megválasztani. A rutinos, megbízható és felelősségtudattal rendelkező lelkiismeretes könyvelők megfelelően tudják támogatni az ügyfeleket a munkájukkal. A könyvelés egy bizalmi viszonyt feltételez a két fél között, melyet mindkét félnek szem előtt kell tartania az információk kezelése során. Az üzleti titkokat meg kell őrizni, megfelelően kell kezelni és időben kell tájékoztatni az ügyfelet a szükséges tudnivalókról.

Fontos szempont könyvelő keresés, vagy könyvelő váltása során, hogy milyen referenciákkal rendelkezik a leendő partner. mióta működik, mennyire felkészültek a szakemberek vagy maga a könyvelésért felelős személy. Az is egy ellenőrzési szempont, hogy milyen képesítéssel rendelkezik a könyvelő, illetve a beszámoló készítéshez szükséges kötelező regisztrációval rendelkezik-e egyáltalán valaki. Sőt néha elég akár elmenni és megnézni mégis hova fog kerülni a könyvelési anyag… Nincsen rosszabb egy túlterhelt lelkiismeretlen könyvelőnél.

Sok esetben nem tisztázzák a megbízatás előtt, hogy konkrétan milyen feladatokat vállal a megbízott, mit vár el az ügyfél, vagy milyen határidőkkel kell a feladatokat elvégezni. A felelősségi körök kérdése nagyon lényeges. Feltétlenül tisztázni kell, hogy ki miért és milyen minőségben felel. A mai világban a könyvelői felelősségbiztosítás szerintem alapfeltétel. Az is jelzésértékű, ha a leendő könyvelő nem a saját ügyfélkapuját akarja használni. Aki a nevét adja a munkájához nyilvánvalóan felelősségteljesebben fog eljárni.

Az ügyfelek igénylik a folyamatos segítségnyújtást, a háttérjelenlétet. Megfelelő kommunikációs kapcsolatot kell kialakítani, működtetni és ezt a megbízatás elején ugyancsak szükséges tisztázni. Az ügyfél elvárásai között sokszor szerepel a tanácsadás is,  célszerű már az együttműködés elején tisztázni, hogy mi van benne a kialkudott árban. Azt világosan kell jelezni, hogy a könyvelés mellett milyen mértékű tanácsadást vár el az ügyfél. A mérlegképes könyvelő képesítéssel rendelkező személy sok mindenben tud javaslatokat tenni, a könyvelés során tisztában van az adókkal és azok kezelésével, azonban nem feltétlenül tud minden adózási kérdést megválaszolni. A könyvelés és az adótanácsadás ugyanis nem ugyanaz a terület. Az adótanácsadást csak akkor szabad vállalnia a megbízottnak, ha van rá képesítése vagy rendelkezik olyan szakemberrel, aki ezt a feladatot el tudja látni. A szabályozásnak megfelelő adótervezés nem könyvelési kérdés, hanem adótanácsadási kérdés.

Végezetül, de nem utolsó sorban, az ár sem mindegy – senkinek sem. Ha valaki túl olcsón vállalja a munkát, könnyen veszélyezteti a szakmaiságát és nem tudja fenntartani a megfelelő színvonalat.  Aki jó könyvelést vár el, annak meg kell fizetnie ennek a költségeit. Amennyiben a könyvelési szolgáltatás mellett az ügyfél adótanácsadást is elvár, akkor ennek a plusz költségét is fel kell vállalnia. Ügyfél oldalról a legfontosabb, hogy fel kell mérni mi az olcsóbb: az alacsony könyvelési díj és a későbbi adóhiány, a bírság, pótlékkal együtt, vagy egy korrekt díj a kölcsönösen kialkudott feltételek szerint. Szerintem korrekt árért igenis lehet megfelelő színvonalú, szakszerű, számonkérhető szolgáltatást igénybe venni.

A megbízó és a megbízott érdeke kölcsönös: az elvárásokat tisztán kell látni, a szerződésben mindent megfelelően kell definiálni, rögzíteni kell a vállalásokat, így a későbbi viták elkerülhetőek lesznek. Véleményem szerint, senki ne könyveltessen szerződés nélkül, mert az ilyen típusú könyveltetés a későbbiekben sokkal többe kerülhet, mintha egy megfelelően szabályozott szerződés alapján mindkét fél tisztában van az elvárásaival és a kötelezettségeivel.